תוכנית שנתית לפיתוח משאבים צריכה לעזור לקבל החלטות לאורך השנה. אם היא מסמך שנפתח בינואר ונשכח בפברואר, היא אינה ממלאת את תפקידה.
שלב 1: מתחילים מהתוכנית הארגונית
אילו פעילויות מתוכננות? מהן עלויות הליבה? אילו פרויקטים חדשים? מהו פער המימון? פיתוח משאבים אינו תוכנית נפרדת — הוא צריך לשרת את סדרי העדיפויות של הארגון.
שלב 2: ממפים את התמהיל הקיים
כמה מגיע מקרנות, ממשלה, עסקים, תורמים פרטיים, קהילה והכנסות עצמיות? מה יציב ומה חד־פעמי? אילו מקורות מרוכזים מדי? הסתכלו גם על איכות ההכנסה: מגבלות, תזרים, עלות גיוס ויכולת חידוש.
שלב 3: מגדירים יעדים מציאותיים
לא רק סכום כולל. הגדירו יעדים לפי ערוץ, חידושים, קשרים, תשתיות ויכולת הצוות. למשל: חידוש שלוש קרנות קיימות, יצירת חמישה קשרים חדשים, בניית שני כרטיסי פרויקט והטמעת CRM.
שלב 4: בונים צינור הזדמנויות
לכל הזדמנות רשמו סכום אפשרי, שלב, הסתברות, מועד, איש קשר, פעולה הבאה ובעל/ת אחריות. אל תסכמו את כל הסכומים כאילו כבר התקבלו. השתמשו בתרחיש שמרני, בסיסי ושאפתני.
שלב 5: מחלקים אחריות
מי חוקר? מי כותב? מי מאשר? מי מנהל את הקשר? מי אחראי לתקציב ולדיווח? תוכנית בלי בעלות הופכת לרשימת משימות של “מישהו”.
שלב 6: מכניסים ליומן
קבעו מועדים פנימיים מוקדמים מהדדליין, פגישות חודשיות, עדכוני תורמים, מועדי דיווח, ביקורים ואירועים. כך פיתוח משאבים הופך לקצב עבודה ולא לרצף של הפתעות.
שלב 7: מודדים גם פעולות מקדימות
הכנסה היא מדד מאוחר. עקבו גם אחר מספר הזדמנויות איכותיות, פגישות, שיעור חידוש, זמן כתיבה, איכות מאגר הנתונים, עמידה במועדים והתקדמות קשרים.
ישיבת המעקב החודשית
- מה התקדם מאז הפגישה הקודמת?
- אילו החלטות נדרשות מההנהלה?
- מה צפוי ב-30 וב-90 הימים הקרובים?
- אילו קשרים דורשים המשך?
- מה צריך לעצור או לשנות?
תוכנית טובה אינה מבטלת אי־ודאות. היא נותנת לארגון דרך לנהל אותה.